Indiferent cine este finanţatorul, documentaţia de finanţare trebuie să conţină o serie de componente comune, dacă nu se specifică unele indicaţii ale potenţialului finanţator pentru o structură anume care trebuie respectată. După ce se familiarizează cu toate cerinţele şi criteriile de eligibilitate, ce trebuie îndeplinite, se poate trece la întocmirea documentaţiei necesare obţinerii finanţării nerambursabile.

De la o idee, de la o necesitate/nevoie sau chiar de la o oportunitate şi până la un proiect concret, care să primească finanţare, un solicitat de finantare care pregăteşte proiectul unui solicitant de finantare trebuie să treacă prin mai multe etape, trebuie sa parcurgă o serie de paşi.

Etapa de schiţare a proiectului presupune în esenţă clarificarea obiectivelor şi a rezultatelor aşteptate. În cazul oricărei finanţări nerambursabile, un proiect este privit ca un ansamblu de activităţi, realizate într-o anumită perioadă de timp şi cu un anumit consum de resurse, care contribuie la modificarea unei situaţii actuale (nedorite) într-o situaţie viitoare (de dorit).

Obţinerea finanţării presupune pregătirea unui dosar de finanţare, care conţine, pe lângă Cererea de finanțare (care reprezintă în fapt descrierea proiectului: obiective, activităţi, rezultate, resurse implicate) şi o serie de alte documente denumite generic „documente conexe” sau anexe la Cererea de finanţare, care în esenţă sunt reprezentate de studiile tehnico-economice.

Numărul şi tipul documentelor conexe care trebuie anexate Cererii de finanţare diferă de la finanţator la finanţator şi în funcţie de tipul beneficiarului (autoritate publică, societate comercială, ONG, etc.).